準備 幹事必読!バーベキュー幹事のための簡単マニュアル

バーベキューの幹事必読の、バーベキュー開催までの手順をご紹介します。

幹事必読!バーベキュー幹事のための簡単マニュアル

バーベキューの幹事が知っておきたい開催までの流れ

日程選び

バーベキューには、過ごしやすい気温や穏やかな天候が多い季節が適しています。
初心者であれば、色々気をつけなければならないポイントが多い夏よりも、春や秋のほうがオススメです。
 

参加人数のとりまとめ

参加意思の確認を行って、大まかな人数を確定しましょう。
候補日時は複数設定していた方が、あとのスケジュール調整が容易です。
 

レシピの決定

参加者が満足するための決め手は、なんといってもバーベキュー料理の内容と美味しさ。どんなに豪勢な環境でも、美味しくなければ良い思い出にはなりませんよね。

幹事としてはどんなレシピを選ぶか、参加者の意見もよく聞いて、特に注力しましょう。またレシピをいつ決めるのかも重要です。
レシピを直前で決めてしまう人も多いですが、レシピを先に決めることで、どんな機材や設備が必要か、どのような場所が適しているか、どういった食材が必要かを見積もることが出来るようになり、幹事の段取りレベルがグッと上がります。レシピは場所を探す前に決めましょう。
ただし、初心者にありがちなのが、上級者のレシピにいきなり挑戦して失敗してしまうことです。参加者の料理スキルを踏まえつつ、適当なレシピを選びましょう。
 

場所の確保をする

場所の確保をする

バーベキュースポットを選ぶ際には、以下のポイントに注意してみて下さいね。
  • 事前予約が可能か(日程変更が出来ない場合には、屋根付のバーベキュースポットがオススメ。)
  • 予算感は合うか
  • アクセスの良さ(駅やICに近いと良い)
  • 写真などで景観やトイレ・炊事場などの施設を確認
  • 管理人や利用者をサポートするスタッフがいるか
  • バーベキュー場の開設期間や営業時間
  • レシピが実現できる環境か(レンタル用具、使用可能用具、環境など)
  • 子供連れの場合は子供の遊び場やアクティビティがあるか
  • ロケーション(自然が溢れる場所ほど、景観は美しいが難易度が高い)
  • 近隣に食材や飲み物を購入出来る場所があるか
  • 平地で足場が安定しているか
  • 現地でのゴミ捨てが可能か
  • キャンセル方法と期限
  • 食材や機材を搬入する場合、駐車場からの実施場所への距離や台車の貸し出しの有無
  • 複数の候補を探す(スケジュールの調整が容易になる)
 

機材調達調査、見積り

レシピに基づき、選んだ候補のバーベキュースポットで借りられる機材と費用を確認しましょう。
大人数になればなるほど機材を持ち込むのは大変ですので、できるだけ現地でレンタルしてくれる場所を探しましょう。
また持込みが必要な機材や、割り箸・ウェットティッシュなど消耗品もリストアップし、
最寄りのホームセンターなど調達場所を下調べした上で、大体の費用を確認しましょう。
最近では全てバーベキュースポット側で用意してくれる、手ぶらバーベキューサービスも流行しています。
希望するレシピと合うならば、検討してもよいかもしれません。
 

食材調達調査、見積り

レシピに基づき、必要な食材をリストアップし、調達方法を下調べの上、大体の費用を確認しましょう。
また、バーベキューでは普段よりも少し多めに量は設定しましょう。
野外での食事は開放感で美味しさが増しますので、いつもよりたくさん食べてしまうことが多く、途中の買出しも大変なためです。
 

参加者案内

メールで参加者に案内を送信し、出欠の最終連絡を貰います。
 
タイトル:バーベキュー参加のご確認(最終) ××課

↓ポイント
集合場所:△公園管理棟前

時間:11:00~16:00予定

費用:大人 2000円 子ども 500円
        *)参加費用は事前に幹事が徴収します。

補足事項:ご家族お誘い合わせの上ご参加下さい 等

返信期限:明記しておきましょう

キャンセル方法と期限:明記しておきましょう
 

参加者確定

出欠連絡を貰ったら、リスト化することを忘れずに。

 

役割分担

買出しや車の手配等の役割分担を行い、必要な作業と当日必要な作業に分けてリストを作っておきましょう。
また事前に参加者へ各々の役割について、個別に説明し理解してもらうことが必要です。
いつどんなことをして欲しいのか、きちんと細かく説明をしておきましょう。
※バーベキューの役割分担例
  • 火おこし(初心者は慣れないので特に時間が掛かることが多い)
  • 買い出し(慣れないお店は時間がかかるため、買い出し担当が行きつけのスーパーが望ましい)
  • 調理(難しいレシピの場合は、バーベキューに慣れた方に)
  • 車出し(買い出しだけではなく、場所によっては送迎が必要なことも)

費用徴収、リマインドメール、事前確認

費用徴収、リマインドメール、事前確認

  • 現金の紛失等のトラブルを避けるために、参加費用は事前徴収がスマートです。
  • リマインドメールを送信します。その際には、直前にキャンセルする場合の連絡先も明記しておきましょう。
  • 役割分担をお願いした方に、各々の役割について、念のために再度の確認をしましょう。
 
タイトル:××課 ○月×日11:00~ △公園バーベキューまであと2日!

↓ポイント
集合場所: △公園管理棟前

時間:11:00~16:00予定

会場の情報: 晴天の予報ですが、
日差しを遮る場所がないので帽子を持参して下さい

費用:大人 2000円 子ども 500円
        *)参加費用は事前に幹事が徴収します。

参加予定者:

欠席の連絡先:やむを得ず当日欠席の場合は、幹事までご連絡を下さい。
                携帯番号000-0000-0000
 

当日

  • 朝早くから遅刻や欠席などの連絡を取れるように心がけましょう。
  • 欠席確認には、参加者名簿があると便利なので、忘れずに印刷しておきましょう。
  • 後片付けのために、ゴミの分別を行えるようにあらかじめ種類別のゴミ袋を作っておくと便利です。
  • ゴミだけではなく、炭の取り扱いや掃除にも気を配りましょう。
  • バーベキューの最後には、挨拶を行うだけではなく、
    お手伝いをしてくれた係をきちんと紹介し、感謝を伝えることも大切です。

バーベキューをより楽しむ為に!幹事が作る「バーベキューのしおり」

バーベキュー参加者に配布する「しおり」を作ると、特別なイベントというイメージを演出することが出来ます。

BBQ GO!会員なら誰でも使える「BBQのしおり」機能なら、オンラインで手軽に参加者への案内を作ることができますよ。
メールやLINEでの共有も簡単です!

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また、Wordで作成したしおりの例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてオリジナルのしおりを作ってみて下さいね。
バーベキューのしおり[doc,368KB]

まとめ

バーベキューの幹事は、単にバーベキューの準備を行うだけではなく、役割分担や係の管理、そして気配りが非常に大切なポイントになります。
みんなが楽しめるように配慮を行って、バーベキューを成功させて下さいね。
アイコンについて

こだわり

  • 手ぶらプランあり道具も食材も現地調達可能。何も持たずにOK。
  • 食材持込可食材・飲料をスポットに持込可能。
  • 道具・用品持込可道具・用品をスポットに持込可能。
  • 道具・用品レンタルあり道具・用品を現地で調達可能。
  • 片付けサポートありレンタル道具や炭等の後片付けサービスあり。
  • 自販機・売店あり現地に自販機や売店あり。食材・飲料等が調達可能。
  • 子供が喜ぶ子供に優しい施設・設備がある。
  • 初心者歓迎BBQに不慣れな人も安心なサポートが充実。
  • 駅近最寄り駅から徒歩約10分圏内にある。
  • IC近最寄りインターチェンジから約10km圏内にある。
  • 屋根あり屋根やタープがあり、強い日差しや雨も安心。
  • 宿泊施設あり敷地内に宿泊可能な施設やテント等がある。
  • アクティビティ・遊具あり敷地内に遊具やアクティビィがある。
  • ペット同伴可ペットを連れていけるスポット。
  • レストラン・ビアガーデン飲食店型のスポット。
  • 直火可直火OKなスポット。

ロケーション

  • 海・海岸海・海岸に近いスポット。
  • 湖・湖畔湖・湖畔に近いスポット。
  • 川・河畔川のそばにあるスポット。
  • 山間・林間・高原山間・林間や高原にあるスポット。
  • 公園公園や公園に隣接するスポット。
  • 都市・街中都市部にあるスポット。
  • 水上・船上水上、船上でBBQを楽しめるスポット。
  • 室内・屋内・テラス室内・屋内・テラスでBBQを楽しめるスポット。
  • 屋上ビル等の屋上でBBQを楽しめるスポット。
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